Menulis Surat Resmi, contoh kop surat perusahaan, contoh undangan resmi

Menulis Surat Resmi beserta Contohnya

DASAR SURAT MENYURAT

Arti dan Fungsi Surat

Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yangsatu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan,permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya. Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.

Tujuan Menulis Surat

Tujuan menulis surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:

• Menyampaikan informasi kepada pembaca surat;
• Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat;
• Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat.

Korespondensi dan Koresponden

Korespondensi searti dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.

Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni:

1. Korespondensi Eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantoratau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
2. Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan olehorang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantorcabang.

Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.

Fungsi Surat

Fungsi surat dalam suatu organisasi antara lain:

• Surat sebagai media komunikasi.
• Surat sebagai barometer.
• Surat sebagai duta penulis.
• Surat sebagai bukti tertulis.
• Surat sebagai salah satu otak kegiatan suatu kantor

Kelebihan Surat:

• Murah
• Daya jangkau lebih luas
• Bersifat formal dan efektif
• Bisa dijadikan bukti hitam di atas putih

Kelemahan Penyusunan Surat pada umumnya:

• Susunan surat ruwet
• Kalimat tidak lengkap atau berbelit-belit
• Penggunaan tanda baca yang tidak pada tempatnya
• Penulisan kalimat tidak sesusai EYD
• Pemakaian istilah asing yang tidak perlu atau tidak tepat
• Menciptakan istilah sendiri yang tidak lazim/tidak sesuai Pedoman Umum
• Pembentukan Istilah dalam bahasa Indonesia
• Tata bahasa tidak teratur
• Pengungkapan gagasan tidak logis
• Kurang sopan atau terlalu banyak memuji dan basa-basi
• Ketikan banyak yang salah
• Penggunaan model yang tidak menentu

Syarat-syarat surat yang baik

Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut ini:

• Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan.Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.
• Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.
• Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia.

Baca Juga :

• Bentuk dan Fungsi Bagian Surat, Surat Resmi, Surat Tidak Resmi, Surat Pribadi, Surat Dinas 
• Surat Lamaran Kerja Dan Balasannya

Untuk menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut:

• Menetapkann lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingindisampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan,pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.
• Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.
• Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur denganmenggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca.
• Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebihyang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.
• Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.
• Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan PedomanPembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.

Dalam praktik di lapangan, masih banyak surat resmi yang penyusunannya tidak cermat,
tidak memenuhi syarat-syarat surat yang baik. Oleh karena itu, pahamilah aturan-aturan tentang surat yang baik serta milikilah kepandaian atau keterampilan dalam menyusun Surat

BAHASA SURAT

Kriteria Bahasa Surat Yang Baik

Bahasa surat harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

• Bahasa baku
• Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda
• Lugas: tidak mubazir, tidak banyak basa-basi, mengikuti perkembangan bahasa surat
• Efektif dan efisien
• Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1 paragraf
• Bernalar
• Menarik atau mengandung rasa bahasa: kosa kata tepat, optimis, menghindari pengungkapan secara langsung hal-hal yang tidak menyenangkan
• Taat asas

Ciri paragraf yang baik:

• mengandung kesatuan isi
• kepaduan antar kalimat
• ada pengembangan gagasan pokok

Kapan Bahasa Baku Digunakan

• Komunikasi resmi: surat resmi, pengumuman, perundang-undangan, dan lain-lain.
• Wacana teknik: notulen, laporan resmi, penulisan ilmiah.
• Pembicaraan di muka umum: rapat, ceramah, perkuliahan, seminar, dan lain-lain.
• Pembicaraan dengan orang yang dihormati.

EYD Yang Sering Digunakan Dalam Surat Menyurat

a. Penulisan Nama dan Alamat Perusahaan
1. PT Persada Nusantara Jalan Laksamana Yos Sudarso 101 Bandar lampung 35256
2. PT Dian Rama Putra
    Jalan H. Muhammad Salim 22 Bandar Lampung 35146

b. Penulisan Nama Jabatan
Nama jabatan yang lazim di lingkungan perusahaan yaitu direktur, manajer, kepala, ketua. Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama nama-nama jabatan jika diikuti nama perusahaan. Contoh: 1. Direktur Utama PT Mandiri 2. Manajer PT Nusantara

c. Penulisan Bentuk Singkatan dan Akronim
Singkatan umum yang terdiri atas dua huruf, setiap hurufnya diikuti tanda titik. Contohnya: 1. a.n. : atas nama 2. d.a. : dengan alamat 3. s.d. : sampai dengan Singkatan umum yang terdiri atas tiga huruf hanya diikuti satu tanda titik, contohnya: 1. Yth. : Yang terhormat 2. Bpk. : Bapak 3. Sdr. : Saudara 4. Jln. : Jalan Singkatan lain yang diikuti tanda titik adalah singkatan nama orang dan singkatan nama gelar, baik gelar kesarjanaan, gelar bangsawan, maupun gelar keagamaan, misalnya:

• A. Yani : Ahmad Yani (singkatan nama)
• H. Saleh : Haji Saleh (singkatan gelar keagamaan)
• Ir. Shofia : Insinyur Shofia (singkatan gelar kesarjanaan)

Singkatan satuan ukuran, takaran, timbangan, dan lambang mata uang tidak diikuti tanda titik, contohnya:

•  cm : centimeter
•  kg : kilogram

Singkatan nama perusahaan, lembaga pemerintah, organisasi, dan nama dokumen resmi yang terdiri atas huruf awal ditulis dengan huruf kapital dan tidak diberi tanda titik Contohnya:

• MPR : Majelis Permusyawaratan Rakyat
• PT : Perseroan Terbatas

Akronim nama diri yang berupa gabungan suku kata atau gabungan huruf suku kata dari deret kata ditulis dengan huruf awal kapital. Contohnya:

• Toserba : Toko Serba Ada
• Unila : Universitas Lampung

Penulisan Bagian-bagian Pelengkap Surat Niaga
Penulisan tanggal Unsur-unsur yang ditulis pada bagian ini ialah tanggal, nama bulan, dan tahun. Contoh: 15 Mei 2006,11 April 2006

Penulisan nomor, hal, lampiran, dan tembusan
Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama dari keempat bagian itu. Antara bagian-bagian itu dengan keterangan yang mengacunya dipakai tanda titik dua. Contoh:
Nomor      : 123
Hal           : Permintaan Penangguhan
Lampiran : Dua lembar
Tembusan :

1. Direktur PT Multimatra Perkasa
2. Manajer Hotel Bumi Asih Jaya
3. Direksi Bank Pacific

Penulisan salam pembuka dan salam penutup
Penulisan kedua jenis salam ini diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma. Contoh: Salam pembuka Salam penutup Dengan hormat, Hormat kami, Bpk. Ridwan yang terhormat, Salam takzim, Salam penutup dibubuhi tanda tangan dan nama jelas pengirim serta jabatannya.