Bentuk Dan Fungsi Surat
Pada dasarnya bentuk surat dibedakan dua bentuk saja. Bentuk-bentuk surat yang lain merupakan variasi dari bentuk surat tersebut. Kedua bentuk surat tersebut adalah bentuk lurus atau bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk (indented style).
Penggolongan dan Pembagian Surat
- Berdasar kepentingan isi surat: Surat pribadi: formal dan non formal Surat dinas: surat keterangan, surat jalan, surat kelakuan baik, surat izin, dan sebagainya. - Surat niaga: surat perkenalan, surat permintaan penawaran, surat pesanan dan balasannya, surat pengiriman pesanan, surat tagihan, surat klaim, surat-surat ketatausahaan, dan sebagainya.
- Berdasar wujud fisik surat: surat bersampul, surat tanpa sampul, kartu pos, faksimili, e-mail.
- Berdasar cara pengiriman: surat kilat khusus, kilat, pengiriman biasa, surat-surat elektronik.
- Berdasar tingkat kerahasiaan: sangat rahasia, rahasia, konfidensial (terbatas), biasa.
- Berdasar jumlah sasaran: biasa, edaran dan pengumuman
- Berdasarkan tingkat penyelesaiannya : sangat penting, penting, biasa.
Bentuk Tata letak Surat
Bentuk tataletaknya: lurus penuh, lurus, setengah lurus, alinea menggantung, lekuk, resmi. Bentuk-bentuk surat dalam bahasa Indonesia secara garis besar dikelompokkan sebagai berikut:
- Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) Bentuk surat seperti ini adalah bentuk surat yang paling mudah.
- Bentuk Lurus (Block Style) Pada umumnya bentuk semacam ini banyak digunakan di perusahaan.
- Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
- Bentuk Lekuk (Indented Style) Bentuk semacam ini cocok untuk surat yang alamat tujuannya singkat.
- Bentuk Resmi (Official Style) Bentuk semacam ini biasanya banyak digunakan oleh instansi pemerintah.
- Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)
- Bentuk Surat Resmi Gaya Baru
Bagian-bagian Surat
(1) kepala surat (2) tanggal, bulan, tahun surat (3) nomor surat (4) lampiran (5) hal atau perihal (6) alamat yang dituju (alamat dalam) (7) salam pembuka (8a) alenia pembuka (8b) isi surat (8c) alenia penutup (9) salam penutup (10) tanda tangan penanggungjawab surat (11) nama penanggungjawab surat (12) jabatan penanggungjawab surat (13) tembusan (14) inisial
Bagan Bentuk Surat
Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
Bentuk Lurus (Block Style)
Fungsi Bagian Surat
Kepala Surat (Kop Surat)
Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut. Biasanya kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik, dan terdiri atas:
- Nama kantor badan, organisasi atau instansi;
- Alamat lengkap;
- Nomor telepon (bila ada), faksimili (bila ada)
- Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada)
- Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada)
- Moto (bila ada)
- E-mail, situs (bila ada)
- Macam usaha
- Nama dan alamat kantor cabang (bila ada)
- Nama bankir (untuk referensi)
- Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi yang bersangkutan.
- Kepala surat untuk swasta dibuat bebas sesuai dengan citra pemilik perusahaan, tetapi untuk dinas pemerintah ada ketentuan tersendiri.
Tanggal Surat
Apabila sudah ada kepala surat, maka menuliskan tanggal tidak perlu didahului oleh nama tempat/kota. Tanggal, bulan, dan tahun dituliskan secara lengkap.
Contoh: 28 Februari 2006 29 Juni 2006
Nomor Surat
Setiap surat resmi yang keluar hendaknya diberi nomor, yang biasanya dinamakan nomor verbal (urut). Nomor surat dan kode tertentu pada surat dinas itu berguna untuk:
- Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip
- Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat
- Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan
- Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan (mengklasifikasikan) penyimpanan surat
- Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu
Lampiran
Surat yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi, dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran”, yang diikuti jumlah yang dilampirkan.
Misalnya, lampiran : 2 (dua) eksemplar atau 1 (satu) berkas. Untuk surat bisnis ada 2 cara: a. di bawah nomor b. atau di kiri bawah
Hal atau perihal
Sebaiknya pada setiap surat resmi, baik surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis), selalu dicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut. Pada surat dinas pemerintah, penulisan kata “Hal” atau “Perihal” dicantumkan di bawah kata “Lampiran” secara vertikal, dengan catatan tidak boleh melewati tanggal surat. Penulisan perihal ada 3 cara yaitu:
a. Sebelum penulisan alamat dalam
b. Setelah penulisan selesai alamat dalam
c. Setelah salam pembuka
Alamat yang dituju
Dalam menulis alamat surat, alamat luar (di amplop surat) harus sama dengan alamat dalam (alamat yang dituju) Ada dua cara penulisan nama orang yang dituju;
a. Dengan mencantumkan kata “Saudara, Bapak, Ibu”
b. Namun apabila pengirim surat mau menyebut secara resmi dengan jabatan, pangkat, atau gelar akademis yang ada pada penerima
EmoticonEmoticon